小さな会社を運営する社長こそ秘書をつけよ！理由やどんな人を雇うべきか紹介
解決するお悩み
会社の中核である社長の皆さまは、次のような悩みをかかえたことはありませんか？
- あらゆるタスクが山積みで、本来やるべき（やりたい）仕事に取り組めない。どうしたらもっと効率よく業務に取りくめるのだろうか？
- 毎日の仕事量が多く多忙な身であるがゆえに、自分の時間を確保できない。
このブログで伝えること
- 日々の忙しさから解放され、成果を飛躍的にあげたいなら秘書は絶対に必要である
- 新しい時代に適応した企業になるには、オンライン秘書を導入しよう
師匠からの言葉「小さな会社にこそ秘書が必要」
少し前まで筆者は、わが社に秘書をつける必要はないと思っていました。
秘書は大手企業にいるイメージが強かったからです。
ところが昔から師と仰ぐ方とオンライン秘書についての情報共有をしたところ、その必要性について考えるようになりました。
筆者が「師匠は年商30億を稼いでいらっしゃる。そのような大きな会社だからこそ、秘書が必要なのではないでしょうか？」と問いかけたところ、
師匠は「いいや、大きな会社だから秘書が必要なわけではないよ。むしろ秘書がいてくれたからこそ、会社の規模を大きくできたんだ。つまり、小さな会社こそ先を見こしてオンライン秘書を雇うべきなんだ」と答えてくださったのです。
師匠の言葉に筆者は思わず目からウロコが落ちました。
たしかに、師匠のおっしゃるとおりだと思ったのです。
会社の社長は自分の業務だけでなく、現場で陣頭に立って指揮をとることもあります。
こまごまとした雑務に追われているようでは、やりたい仕事に取りくめません。
自分のタスクを部下にまかせることで、さらに売上をのばせるにも関わらずやり方を変えないのはもったいないです。
今こそ自社にオンライン秘書を雇用して、作業の効率化をはかりましょう。
筆者は、作業効率を格段にあげてくれるオンラインアシスタントのことを「オンライン秘書」と呼んでいます。
オンライン秘書をお願いするなら主婦（夫）がおすすめ！
ところで、どのような人をオンライン秘書に採用すべきなのでしょうか。
筆者の持論を展開すると、主婦（夫）が絶対におすすめです！理由は3つあります。
まず、主婦（夫）は効率的に仕事をする天才だからです。
彼女（彼）らは家事や育児を当然のようにこなしているため、タスク管理をしっかりとおこなえます。
2つ目の理由は、主婦（夫）がオンライン秘書になれば、みずから希望するワークスタイルを実現できるからです。
主婦（夫）は、家庭の事情（たとえば子どものせわや家事など）により時間に制約されます。
いざ会社の一員として働こうと思っても、自分の希望するワークスタイルが実現しないことが多いです。
ところがオンライン秘書は、他の仕事のように出社する必要がありません。
朝から夕方の16時まで、もしくは短時間勤務など自分の希望する勤務形態で働けます。
オンライン秘書に主婦（夫）が向いている3つ目の理由は、主婦は気くばり上手な人が多いからです。
主婦（夫）はひとつひとつの仕事に対し、きめ細かく取りくんでくれます。
たとえるなら、かゆいところに手が届くような仕事ぶりです。
以上の理由から、筆者はオンライン秘書を雇うなら主婦（夫）をおすすめしています。
オンライン秘書に特別なスキルは不要！大事なのは3つの条件
オンライン秘書に特別なスキルは、いっさい必要ありません。
しいて言うなら、以下の条件に当てはまる人が望ましいです。
- インターネットが使えること
- お客様とやりとりができる（社会常識がある）
- やる気がある
上記の条件3つに該当すれば、誰でもオンライン秘書として活躍できます。
筆者は自社のオンライン秘書を採用する際に、3つの条件を重要視していました。
裏をかえせば、パソコンの基本的な操作ができて、社会常識とやる気がある人ならば誰でも歓迎していたのです。
筆者の会社にオンライン秘書が仲間入りしてから、あらゆる教育をおこないました。
とはいえ、難しいことは何ひとつとしてお話ししていません。
- チャットワークの使い方
- Google アプリケーションの使い方（スプレッドシート、グーグルドキュメントの使い方）
- Googleカレンダーの共有（カレンダー上でスケジュールの管理をおこなう）
- ビデオチャットサービスであるZoomの使用方法
これらについて、筆者は秘書にやり方を覚えてもらうまで一生懸命教えました。
いずれのツールにおいても複雑な操作はないため、すぐに使いこなせる人がほとんどです。
『オレ流』を理解し実行にうつせる人を育成
筆者は秘書に基本的なツールの操作方法を覚えてもらったあと、”オレ流のやり方”を教えました。
オレ流のやり方とはすなわち、筆者の仕事への取り組み方のことです。
オンライン秘書は社長の”オレ流”を理解し、実行に移さなければいけません。
なぜなら社長の業務パフォーマンスを上げるために必要だからです。
いくら基礎的なスキルがあって飲みこみが早い人材であっても、社長のワークスタイルに適応できなければ、オンライン秘書として雇用する意味がなくなってしまいます。
筆者はオンライン秘書に対し熱意をこめて、『オレ流のやり方』を伝えました。
その結果、こちらから次の業務について伝えなくてもタスクをこなす敏腕秘書が誕生したのです。
最高のビジネスパートナーと仕事をするようになり、筆者の作業効率は大幅にアップしました。
それだけでなく、オンライン秘書の活躍により会社で働くすべての従業員とスムーズに連携がとれるようになったのです。
このように、『オレ流』を理解し行動にうつせる人材を育成すると、社長のみならず会社全体のパフォーマンスが向上すると分かりました。
わが社はコロナ禍で利潤が下がったものの、利益金額は変動してません。
筆者が思うに、仕事の効率をアップさせる、そして次なる戦略を立てることが会社の売上をあげるポイントです。
自社の運営をスムーズに行えているのは、オンライン秘書の力が大きいと考えます。
もちろんそれだけではありませんが会社が思うように機能しているのは、オンライン秘書がひとつの要因であることは間違いないでしょう。
まとめ：小さな会社を運営する社長こそ秘書をつけよ！理由やどんな人を雇うべきか紹介
記事の内容をまとめると、以下のとおりです。
- オンライン秘書は大企業だけでなく、小さな会社にも必要な存在である
- オンライン秘書に向いているのは、日々あらゆるタスク（家事や育児）をこなしている主婦（夫）
- 秘書に特別なスキルはいらない。パソコンやツールの基本的な操作ができる人なら、誰でも対応できる仕事
- 基本操作ができるようになったら、オレ流（＝社長の仕事への取りくみかた）を教える。そうすることで、社長の業務パフォーマンスが向上するからである
この記事を読んだ人の中には「秘書に働いてもらう以前に、そもそも秘書を育てる自信がない」と思った人もいらっしゃるかもしれません。
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