事務仕事の業務の作業効率化に便利な無料ソフト6つ!

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様々な業務を行う上で、効率よく仕事をしてなるべく楽をしたいですよね。5月10日放送の、がっちりマンデー!!でも、大手自動車メーカーの工場で働く人達は、いかに効率を上げられるかを考えて、カラクリを作っています。と紹介されていました。根本にあるのは、「めんどくさい」という考えから来ているそうです。めんどくさいものを効率よくして改善していく。良いですね♪

本記事では、めんどくさいと思う事を、無料のツールを使って効率よく出来ればと紹介していきたいと思います。

PDFから変換・情報の追加をするなら「PDF-XChange Viewer」

最近では文書のファイルはほとんどPDFファイルに変換されているものが多く存在します。仕事をする上でインターネットの情報は必要不可欠ですが、このPDFファイルに書き込みができたらと思う人も多いはずです。

一般的にはほとんどの企業で文書作成にはWardを利用しますので、その見つけたPDFファイルをどうにか変換してWardに変換できればきれいな文章が仕上がるのにといろいろファイル変換ソフトを探す方法もありますが、この「PDF-XChange Viewer」ではPDFファイルに直接書き込みをすることができます。中にはPDFファイルを見ながら手書きで書き写す人もいますが、それには多大な時間と労力を必要とします。しかし、このファイルがあればそんな悩みもすぐに解決できます。書き写す場合は時間だけの問題ではありません。きれいに書き写すことができればいいのですが、そうでなければ他の人にとって読みづらい文章となります。このソフトを使えばそんな不便も解決されます。

pcの遠隔操作(リモートコントロール)で説明が効率よくなる「Teamviewer」

Teamviewerは、自分のパソコンから相手のパソコンを遠隔操作できるアプリです。他のアプリと違うところはパソコンの画面をそのまま表示してリモートアクセスできるところです。Wake-on-LANという機能を使うと出張先でも自宅のパソコンを起動やシャットダウンでき、パソコン内のファイルへアクセスできます。ほぼすべての操作がリモートでできるソフトです。遠隔操作と聞くとセキュリティを心配しますが、このソフトの場合は両者がTeamviewerを起動している時のみの接続です。パスワードもお互いのパソコン、スマートフォンで設定をしないと接続できない仕組みになっておりセキュリティは高いと思います。外出先でも自宅のパソコンでネットができるので光回線ならかなり速いです。スマートフォンのネットするよりサクサクみれます。マウスにも対応しており、自宅のパソコンを持ち歩く感じで使えるのでおすすめです。

会議の議事録作成にも使えるマインドマップ

マインドマップとは、本来は自由な思考や発想の流れをそのまま記述するために開発されたツールですが、会議の議事内容を記述するのにも非常に有用です。特に、議論の論点が前後する場合など、各意見を表すノードを線で結びつけることで、議論の流れを明確にすることが出来ます。また、マップをプロジェクタ等で参加者全員が見える形にすれば、どこに争点があるのか、議論のかみ合っていない個所はどこなのか、互いに情報を共有し合うことでより効率的な議事運営が可能になります。

「Frieve editor」は、マップ上に文章を記述したノードを自由に配置することが出来るので、時系列を気にせず自由な発想で討論する企画会議の様な場面で使用するのが向いています。

「FreeMind」は、ノード間に親子関係を持っており、階層構造を意識したマップの作成に適しています。

ですのでブレインストーミング的な討論より、どちらかといえば予めアジェンダを基に決まった段取りで進行する進捗報告会議のような場面で使用するのに向いています。

また、マップ上の作業(ノードの追加,削除,移動及びノード間の線引き等)の殆どがキー操作のみで行うことが可能ですので、慣れれば相当早い入力も可能になります。

さらに、ノード間の親子関係をインテンドに置き換えた箇条書きスタイルに変換する機能もありますので、本来の議事録のイメージに近い印刷物を作成する際は便利です。

クリップNOTE、最高の無料ツール

仕事や事務的な作業で使える無料ツールとしておすすめなのが、「クリップNOTE」です。いろいろな無料ツールを使っていますが、このクリップNOTEは、その中でも最高のツールだと思っています。クリップNOTEは、パソコン作業中にコピー・アンド・ペーストをするような時に便利なツールなのです。たくさんのコピー・アンド・ペーストをするような時には、あるページでコピーして、どこかにペーストしてを繰り返すことになると思いますが、このクリップNOTEがあれば、最初にコピーだけを全部してしまってから、ペーストだけをすることができるので、そのたびにページを切り替える必要がないのです。仕事の効率が何倍にもなります。

また、定型文などを登録しておけば、いつでもクリックするだけでそれをペーストすることができます。その他にも、たくさんの機能を持っているのですが、コピー・アンド・ペーストは、仕事をしていると何度もすると思いますので、これを使うたびに、このツールがあってよかったと実感すると思います。大きさも自由に変更できますし、作業しているものにくっつくように使うこともできます。文字での説明は難しいのですが、一度使ってみると手放せなくなる。

会話や周りの音を録音出来る「voiceRecorder」

会話などを録音するボイスレコーダーのツールは色々ありますが、使いやすいと思うのは、「voiceRecorder」名前そのままですが、使い方はシンプルで、録音ボタンを押すだけで録音を開始し、停止ボタンを押すだけで終わります。極めてシンプルなツールですが、その分長時間録音できます。以前に仕事の会議で6時間録音しましたが、問題なく録音することが出来ました。録音する音質は設定出来ませんが、録音する音の大きさは設定出来ます。また音質は普通に聞くことができるレベルだと思います。録音したデータをすぐに聞くことができるので、保存する前に確認することができます。気に入らなければ録音せずに削除すればokです。

録音したデータは、dropboxを使用して、共有することも可能です。つまりスマートフォンで録音してdropboxに保存すれば、データをパソコンにケーブルで落としたり、SDカードなどのメディアに落とさなくても、パソコンに移す事ができます。

例えば、遠距離の地点で録音して、そのデータを会社などでdropboxで取り出しそのまま活用できるなど、時間の短縮をすることができます。うまく使えばかなり有用なツールだと思います。

Bandicam(バンディカム)で画面を録画やキャプチャできてしまう!

Bandicam(バンディカム)は、グレ テックジャパン社が出している、映像・音源をそのまま撮る・録ることの出来る、ビデオキャプチャーソフトです。

シェアソフトですが、すぐにダウンロード出来る無料版でも、期間制限無しに使用出来ます。

ただし、無料版では動画再生に際して、グレ テックジャパン社のロゴマークが出力されますが、静止画像はキャプチャーしてもロゴマークは出ません。

社内でのパソコン操作方法などを録画して、分からなくなったら、そのファイルを見る。というルールを作ってしまえば、誰かに聞くことも無くなりますし、効率が図れると思います。

社内で使う分には、ロゴが出ていても問題ないですしね。

まとめ

いかがでしたか?効率良く作業できるのであれば、ツールを使って作業スピードを早くしたいですよね。しかも無料で使えるなら、尚の事ですね。今後も便利なツールを沢山紹介していきたいと思います。

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GeoDesign

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